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采购控制程序

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文档简介：

中山桑芭丝服装有限公司
程序文件采购控制程序编号：S-QP-09
版本/修改状态：A/0
生效日期：2002年  月  日
页码：第1页，共7页
拟制：             审核：             批准：
1.目的
确保面、辅料及外发加工品和其他物品的采购能满足公司要求，供应商有能力稳定、准时地提供合格的产品。
2.适用范围
面料、辅料、外发加工、办公文体用品、生产设备、检验设备等的采购控制。
3.职责
3.1外协部负责面、辅料、外发加工品及其他物品的采购控制和供应商的评审及来料不合格的处理。
3.2前准备部布、辅料仓负责：
3.2.1来料的点收、初检核对及入库管理；
3.2.2半成品外发加工的点收、初检。
3.3后整部负责成衣外发洗水和外发成衣加工的入库管理。
3.4质检科负责来料的检验判定。
4.工作程序(附流程图)
4.1合格供应商的评审
4.1.1对提供面料、辅料、外发加工的供应商需进行评审。
4.1.2外协部采购员应积极寻找面料、辅料及提供加工服务的供应商，根据公司产品结构，由初步确定的供应商提供常用面、辅料或外发加工样品交业务部或质检科进行样品确认，填制“样品确认单”。
4.1.3样品确认合格后，由外协部召集质检科、设备管理部、工艺科组成评估小组。
4.1.4评估小组前往新供应商处依拟定项目进行评估，并于“供应商调查表”内记录评审结果。
4.1.5经现场评审合格的供应商，由外协部将评估结果呈总经理核准后，登录至“合格供应商名单”。
编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第2页，共7页
4.1.6若为国内知名厂商且已通过第三方质量体系认证；制度建立前已配合的供应商且往前追溯1个月无重大不良记录；客户特别指定的供应商；供应商地址位于珠江三角洲以外的区域者；均可免除供应商现场评审步骤。由供应商提供相关评审资料，由业务部进行整理、汇总呈总经理核准后，登记合格供应商名单。
4.2供应商的定期考核
对供应商定期进行考核，以评审其持续提供合格产品的能力。
4.2.1每月交货批次在5次(含)以上的供应商按月考核，每月交货批次在5次以下的供应商按季考核。
4.2.2考核比例为质量40分，交期20分，价格20分，服务20分。
4.2.3考核项目
1) 质量：送货批为全检者以不良率表示，抽检者以不良批次率表示，免检者根据使用中挑选出的不良数除以总进货使用数量进行计算。
不良(批)率=不良(批)数÷总进货(批)数×100%
质量评分=(1-不良<批>率)×40
2) 交期：逾期交货率=逾期交货批数÷应准时交货批数×100%
评分=(1-逾期交货率)×20
3) 价格：
公平合理
报价迅速尚属公平
报价缓慢稍微偏高
报价迅速稍微偏高
报价缓慢报价不合理
报价低效
20分 15分 10分 5分 0分
4)服务：
很满意 20分主动征询意见，改善迅速。
较满意 15分接到抱怨后，改善迅速。
一般满意 10分接到抱怨后，尚能诚意改善，偶尔拖延。
不太满意 5分接到抱怨后，改善诚意不足，经常拖延。
不满意 0分接到抱怨后，置之不理。

编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第3页，共7页
4.2.4考核部门及等级评定
项  目评分标准等    级考核部门
质  量 40分 90分(含)
以上 70分
至
89分 60分
至
69分 59分(含)
以下质检科
交  期 20分外协部
价  格 20分外协部
服  务 20分外协部
总  评 100分 A B C D 外协部
4.2.5经考核为A级的供应商，公司根据实际情况给予产品免检，增加采购份额，货款结算时间缩短等优惠条件；评为B级的供应商按正常方式处理；评为C级的供应商，对其进行辅导，要求其进行改善，若半年内无法达到B级者，则降级为D级供应商；评为D级者为不合格供应商。
4.2.6经考核为D级的供应商或由于各种原因丧失合格供货能力的供应商，则由外协部填写“供应商撤销申请单”，经总经理同意后撤销其合格供应商资格。
4.3布、辅料的采购
4.3.1技术科纸样员按照客户订单要求编写“服装单件用料单”，经技术科主管审核后交业务部。
4.3.2业务部接到“服装单件用料单”后，根据客户订单数量计算布、辅料总需用量，填写“填制前准备表”，核实是客供还是自购。
4.3.3 若为客户提供布、辅料，业务跟单员根据总需用量及交货期，提报物料到货计划交客户确认，采购员按4.6向客户跟催物料。
4.3.4若部分或全部布、辅料为本公司自购，业务跟单员需详细了解该款订单布、辅料库存状况，根据库存数量扣减本批总采购量，填入“布、辅料准备表”。
4.3.5业务跟单员将完成的“布、辅料准备表”分别交业务部主管及总经理审核批准。
编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第4页，共7页
4.3.6采购员依据“布辅料准备表”中的自购需求，同合格供应商接洽，通过询价、议价、比价，初步拟定物料价格，然后根据自购项目的采购要求针对各供应商，填写“订购单”或采购合同。
4.3.7“订购单”或采购合同经业务主管审核后，交总经理或其授权人批准。
4.3.8经批准的“订购单”或采购合同的传真或其他途径，传达给供应商签章确认。
4.3.9一次性购买金额100元以下的辅料采购员可直接上门确认或让经销商送货上门确认，当场现金交易，并索取销货发票或收据。
4.4半成品、成品的外发加工
4.4.1外发加工的时机
a. 服装的某些工序公司无特定的加工设备；
b. 服装的某些工艺本公司品质水平不足；
c. 本公司生产能力法保证交期；
d. 外协加工比公司内加工成本低廉。
e. 以上外发加工主要有绣花、印花、钉珠、洗水和成衣加工。
4.4.2业务部跟单员接订单后，依据公司的设备及生产能力，判断需要外发加工的项目，提出外协加工申请，交业务主管审核，总经理批准。
4.4.3若是绣花、印花、钉珠、洗水等外发加工的项目，由工厂部根据订单工艺技术要求和交货期确定工艺、数量和进度，编制“外发加工工艺单”和“外协件到货排期表”，交外协主管批准。
4.4.4若是成衣外发加工，业务跟单应拟定交货期，并将客户资料交由工厂部编制“外发加工工艺单”，然后交业务主管核准。
4.4.5采购员依据批准的外协加工申请及核准后的工艺技术和交货期要求，同外协厂接洽、定价，然后针对各外协厂填写加工承揽合同或“外发加工通知单”，交业务主管审核，总经理批准。
4.4.6采购员将批准后的外协加工合同或“外协加工通知单”交外协厂签章确认。
编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第5页，共7页
4.5生产用备品备件工具，办公文具等低值易耗品的存量采购。
4.5.1日常生产、办公类低值易耗品由采购依据保质期和日常消耗情况，拟定安全库存量，交外协主管审核，总经理批准，如情况有变化，应及时调整安全库存量。
4.5.2对安全存量采购的物品，仓库在其保管帐卡上标出安全库存量，当物品库存低于安全存量时，填写“申购表”统一申购，交前准备部主管审核。
4.5.3采购员依据“申购表”同供应商接洽、询价、金额在_______元以内的物品，由外协主管批准定价。在_______元以上的物品，由总经理批准定价。
4.5.4采购员根据议定价填写“订购单”，经总经理批准后，以传真或其他途径传递给供应商签章确认。
4.6生产、检测设备的采购
4.6.1当生产工艺、品质检测、技术研究等原因需要购入设备时，由设备管理部门对需求进行经济技术分析，并写出“设备购置经济技术分析报告”，附上“设备购置计划”报总经理审批。
4.6.2设备管理部门依批准的“设备购置计划”，跟多家供应商洽谈，依据性价比、售后服务等因素议定供应商，报总经理批准。
4.6.3设备管理部门起草采购合同，并按《合同管理制度》的规定报批。
4.6.4采购合同签定后，由业务部采购或总经理指定人员跟踪保证合同规定内容的履行。
4.7零星采购
4.7.1急需的维修专用配件和工作需要的图书、礼品等临时性非计划物品，由需求部门填写“申购表”，报总经理或其授权人批准。
4.7.2零星采购一般为谁申购谁采购，确需采购员购买的，申购部门必须提供采购信息。
编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第6页，共7页
4.7.3采购回的临时性非计划物品，需交采购员签字验收后方可入库。
4.8采购产品的跟催
4.8.1业务部采购员将所有需追踪的面、辅料及外发加工的采购业务纳入“采购追踪表”进行控制。
4.8.2为确保供应商能如期交货，采购应于交货前三天跟催供应商备货、交货，如有可能延误应记录并预先通告各相关部门。
4.8.3对于已至交货期，仍未交货的物料需调查延交原因，每天跟催，并及时通告工厂部，调整生产进度。
4.9采购的变更
4.9.1当客户订单数量发生变化或供应商的质量、交期不能达到公司要求，若需更改相关订购内容，则由外协部与供应商协商一致后进行更改；若供应商提出变更时，外协部视客户、公司需求决定是否接受，接受更改后需通知相关部门。
4.10采购验证
4.10.1顾客提供的物料按《顾客财产控制程序》管理、验收。
4.10.2自购的布、辅料或车花、钉珠、印花等工序外发加工品，由前准备部进料检验员进行抽检，具体依《进料检验程序》作业，检验合格后交布、辅料仓管员点收入库。
4.10.3成衣外发洗水及成衣外发加工品，由后整部QA按《最终检验程序》进行抽检判定，检验合格后交后整部收发员办理入库手续。
4.10.4经检验不合格者，依《不合格品控制程序》作业。
5.相关文件
5.1《进料检验程序》
5.2《最终检验程序》
5.3《不合格品控制程序》
5.4《顾客财产控制程序》
编号：S-QP-09          版/修：A/0          页码：第7页，共7页
5.5《物料仓库管理规程》
6.记录
6.1《样品确认单》
6.2《供应商调查表》
6.3《合格供应商名单》
6.4《供应商考核表》
6.5《供应商撤销申请单》
6.6《布、辅料准备表》
6.7《申购表》
6.8《询价表》
6.9《订购单》或订购合同
6.10《外发加工通知单》或加工承揽合同
6.11《采购追踪表》

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